PMOとは何かを役割や業務をテーマに紹介

プロジェクトを効率良く推進していくにはどうすればよいのでしょうか？

プロジェクトは業界を問わず多くの企業で企画されますが、大規模なものプロジェクトになればなるほど管理が大変になり、失敗に終わる可能性も高くなってしまいます。

業務も複雑になりがちでそう簡単なことではありません。そのようなプロジェクトで目的達成のために導入され活躍するのがPMOです。

ここではPMOの業務を中心にそのメリット、役割、求められるスキルや経験などを紹介します。

PMOとは？

PMOとは「Project Management Office」の略で、プロジェクトを効率的に管理・運営していくためのチームを指します。

プロジェクト計画の作成、ステークホルダーへの進捗状況の報告および事務作業、プロジェクト管理のフレームワークの導入、ビジネス部門の業務改善の推進など、管理関連の業務がメインの責務となります。

企業では、新しい製品やサービスの開発、社内システムの導入、新規事業の立ち上げ、など様々なプロジェクトが計画・実行されています。

PMOは通常プロジェクトの開始時に導入され、初期の段階から目的の定義やルール策定、必要なリソースの確保、など多くの業務にプロジェクトが解散されるまでかかわり続けることになります。

PMOのメンバーは企業の従業員だけで構成される場合もありますが、ノウハウが無い場合や、リソースが足りない場合などは、コンサルティング会社などにプロジェクト管理業務の一部または全ての役割を委託する場合もあります。

PMとPMOの違いとは？

似た言葉で「PM」がありますが、PMOとは違うものを指します。PMとは「Project Manager」の略で、プロジェクトの責任者を指すため、個人ではなくチームを指すPMOとは異なるものとなります。

PMOはチームを指すもので、プロジェクトの規模にもよりますが、通常は複数のメンバーが在籍します。

また、役割に関しても違いがあります。PMはプロジェクトにおいて重要な意思決定を行うことが主な業務となりますが、PMOはプロジェクトの管理が主な業務となります。

プロジェクトマネジメントはなぜ必要なのか？

プロジェクトマネジメントの導入が必要とされる理由は、端的に言えば「プロジェクト自体の成功率を上げること」になります。

マネジメント業務を導入しない場合、目的、品質、コスト、スケジュール、コミュニケーション、スコープ、調達などプロジェクト成功のカギとなる多くの事項を適切に管理することができなくなってしまいます。

結果、プロジェクトの方向性にズレが生じる、保有しているリソースを有効に利用できない、問題やリスクに対して事前に予期し対応できない（後手後手になってしまう）、などの弊害が生じます。

プロジェクトマネジメントの導入はそれ自体にかなりのコストがかかってしまうものですが、それ以上のメリットを得ることができます。

求められる役割について

PMOの組織としての役割

PMOは一般的にプロジェクトを成功させるために作られる組織です。

主な役割はその組織の名前の通り「プロジェクトの管理」になりますが、それ以外にもプロジェクトを成功させるために果たすべき業務は存在します。

プロジェクトは、立ち上げ、計画、実行、コントロール、終結、などいくつかのフェーズに分かれており、PMOに求められる役割はフェーズごとに異なります。

また、業務の標準化、システム開発、法規制への対応、などプロジェクトの種類自体も様々なものが存在します。

そのため、プロジェクトによってPMOに求められる役割、実務、スキルセット、などは必然的に異なってきます。

職種別の役割

PMOの仕事は多岐にわたるため、仕事の役割をベースに職種が分けられていることがあります。

仕事を効率的に進めることができるということがメリットとして挙げられます。

標準的なPMOの職種としては以下で説明する3つです。プロジェクトによってはさらに細かく分けられていることもあります。

アドミニストレータ

主に事務的な業務を担当します。

タスクや課題一覧の作成、会議の招集やその議事録の作成、遅延しているタスクの確認と担当者へのリマインド、などの仕事を行うことが多くなります。

地味な仕事も多いですが、どれもプロジェクトを確実に進めていく上で重要なものになります。

エキスパート

プロジェクトマネジメントの軸となる業務を行います。

PMOとして経験を積んだ優秀なコンサルタントが抜擢されるポジションです。

以下のようなプロジェクトの成功を左右する業務を担当しますが、実際の仕事は現場によって大きく異なります。

• プロジェクトの要件、予算、スコープなどの調整
• スケジュールやルールの策定
• 課題の検知と対応

マネージャー

PMOという組織が力を発揮できるような環境を作ることが役割となります。

前述した2つの職種の上司にあたるポジションです。高度な知識、スキル、経験が必要で、基本的にはベテランのコンサルタントが抜擢されます。

PMOの管理が主な役割となり、意思決定や指示だしなどが主な仕事になります。

PMOが対応すべき実作業は基本的にはアドミニストレーターやエキスパートが行うため、自ら手を動かして作業することは少なくンります。

ただし、プロジェクト上重要と判断されたタスクに関しては自らボールを持ち対応することもあります。

PMOの主な業務・仕事内容とは？

PMOはプロジェクトを管理することが役割であり、その管理に関わること全てが業務内容になります。

プロジェクトによって業務内容は異なりますが、基本的にPMOのタスクは多岐にわたります。一般的な業務としては以下が挙げられます。

1.プロジェクト管理の枠組みの構築

プロジェクトを管理するためには体制を整える必要があります。

ただし「体制を整える」と一言で言っても、人材の確保、業務を進める際のルールの策定、必要なITツールの導入、など、必要になるタスクは多種多様にあります。

そのため、通常はPMBOK（Project Management Body of Knowledge）などプロジェクトマネジメントのフレームワークを参考に、PMOメンバー、プロジェクトマネージャー、スポンサー、投資家など関係者を適宜まきこみ管理体制を整え、必要に応じてプロジェクトを進める過程で改善していきます。

具体的には主に以下を意識し管理の枠組みを構築していきます。

• プロジェクトが計画された期限までに、決められた予算で完了できる
• 業務に対して適切に優先順位をつける
• 各情報は必要なメンバーだけが参照できる
• 組織のリソース（ヒト、モノ、カネ、情報）が効果的に利用される
• リスクや課題を適切に管理し対応できる

2.ステークホルダーへの報告

プロジェクトを進めていく上で、進捗状況などの必要な情報を収集し報告書を作成してステークホルダーへ情報を共有することもPMOの重要な業務の一つとなります。

公開すべき情報はステークホルダーによって異なるため、相手に合わせて適切なタイミングで適切な報告を行うことが求められます。主に以下の内容を適切な関係者に報告します。

• 業務の進捗状況（特に遅延部分）
• 予実管理（予算に対する実績、今後に追加でかかる費用の見込み、など）
• リスク、課題（発生した内容やその対応状況）
• プロジェクトの費用対効果
• リソースの利用計画

3.タスクの優先順位付け

プロジェクトを成功させるためには戦略的に目標を立てることが大切です。

そして、短期的な目的と長期的なものを適切に設定し、必要になる業務を手際よくこなしていくことが成功のカギとなります。

この目的を達成するための最適なプロセスの構築もPMOの重要な業務の一つです。

そのためには、タスクに優先順位をつけ効率的に完了させていくことが求められます。具体的には、主に以下の業務を行います。

• 実行予定のタスクが目的に対して適切なものであるかチェックする
• 目的に合わせて業務の取捨選択や優先順位付けを行う
• WBS（Work Breakdown Structure）を作成する
• 業務に対しリソースを適材適所に配置する
• プロジェクトのKPIを監視し、改善が必要になれば対処法を検討し実行する

メリットとデメリットに関して

プロジェクト推進においてPMOの存在は様々なメリットがあります。デメリットも多少ありますが、プロジェクト内の業務を効果的に進めていきたいのであれば導入することが推奨されます。

PMOのメリット

1.進捗管理、タスク管理を徹底できる

業務や課題対応の進捗管理を適切に実行することができるようになります。

例えば、プロジェクトは他の部署や他の企業など様々な人と一緒に業務を行うこともありますが、コミュニケーションミスでボールが間に落ちてしまうことがよくあります（お互いが相手側の業務だと認識してしまい、結果、業務が実行されないままになってしまうということが良く起こります）。

PMOはプロジェクト全体を管理し、常にタスクが進んでいるかを監視してくれるため、このような事態を防ぐことができます。

仮にタスクが進んでいない状態が続くと、PMOが担当者に業務の進捗状況を確認することになるため、いち早くコミュニケーションミスが発生してしまっていることに気づくことができます。

2.目的の達成確率を上げることができる

PMOの導入はプロジェクトの達成確率を上げることにも繋がります。

例えば、プロジェクトは進行の過程で想定外の問題やリスクが発生することがあります。

そして、それが時にプロジェクトの決められた予算と期間の範囲内では解決が難しいものである場合も珍しくなく、当初の目的を全て達成できなくなる場合もあります。

PMOは課題やリスクに関しても監視しているため、そのような事態をいち早く検知することができます。

問題は早めに発見することで、解決できる確率を高くすることができます。

またPMOはプロジェクトを横断的に監視しているため、課題に対して優先順位をつけ最適な解決プロセスを構築することもでき、最低限の目的達成に方針を変更するなどしてプロジェクトの成功率を高めていくことができます。

3.業務効率を上げることができる

PMOはプロジェクト全体の業務効率を上げることも可能です。

PMOは個別の業務ではなく、全体を監視・管理しています。そのため、各タスクの進捗状況をスケジュールと比較して常にチェックし、遅延などが発生している場合は対策を打つことも可能です。

例えば、スケジュールに余裕があるチームから遅延が発生しているチームへ一時的に人を異動させてリカバリーする、などの対応を取ることができるようになります。

プロジェクトに存在するリソースを適した形で利用できる環境を作ることができます。

PMOのデメリット

PMOはプロジェクトを成功させるために必要な組織ですが、導入に高額なコストがかかってしまうというデメリットもあります。

PMOは組織を管理する立場で、経営層やクライアントの方々ともコミュニケーションが必要であり、経営戦略やITなど様々なスキルと経験を持った優秀な人材を揃えることが求められます。

特にコンサルティング会社にPMO業務を委託する場合は、コンサルタント一人を一カ月雇用するだけで数百万円の費用が発生してしまう場合も。

小規模なものや単純なプロジェクトであれば、PMOを組織せずとも達成できるものもあるため、プロジェクトを立ち上げる場合は、PMOがそもそも必要であるかどうか見極めることも重要です。

PMO業務に必要な資格、スキル、経験とは？

PMOはプロジェクト全体をまとめることが責務で多くの職種の担当者と連絡を取りプロジェクト内のコミュニケーションを活性化させる役割があり、様々な知識も求められます。

PMOになるための資格試験

今後PMOの役割を担い仕事をしていくことを検討している場合は、資格試験も活用し知識やスキル身に着けていく手段もあります。

特にプロジェクトマネジメントに関する知識やスキルが重要になります。その分野を学べる資格試験オススメなのは以下です。

• PMOスペシャリスト認定資格
• プロジェクトマネージャ試験（IPA）
• PMP（Project Management Professional）

PMOの関連資格はプロジェクト管理を体系的に学ぶことができるということが大きなメリットになります。

もちろん、業務経験を積みながら学ぶということの方がより実践的な知識やスキルが身に付くため重要であり企業からも評価されやすくなります。

しかし、実際の業務では身に付くスキルや経験に偏りが出てくるため、全体を学ぶという上では資格試験の方が適切になります。

プロジェクトマネジメントに関する用語なども全般的に学ぶことができます。

プロジェクトの特色やPMO内で任される役割によって経験できる仕事と経験できないものが出てくるため、仕事をしながら資格試験でも学んでいくことがおすすめです。

そうすることでPMOとしてキャリアアップしていく上で大きなメリットになります。

資格を持っていることで、PMOとして別の案件に参画する際、その採用選考で有利になることもありますし、求人によってはプロジェクトマネジメント関連の資格保持していることが必須とっているものもあります。

業界を問わず転職などで将来のキャリアを充実させていく際に有効になります。

PMOに求められるスキルや経験

PMOメンバーはプロジェクトマネジメントのエキスパートであり、多彩なスキルや経験を求められます。

1.コミュニケーションスキル

PMOとしての役割を果たしていく上で最も求められるのがコミュニケーションスキルになります。

プロジェクトを推進していくには投資家、経営者、ビジネス部門の担当者、システム部門の担当者、クライアント、など様々な人たちとコミュニケーションを取りながら進めていく必要があります。

それぞれが異なるバックグラウンドを持ち知識量に差があるため、同じ内容でも工夫して説明しないとうまく伝わらないケースもあります。

常に対手の立場に立ち、相手がどのような業務を実施しているか理解し、その背景や役割を意識しながら必要な情報を吟味して伝え、プロジェクト全体が正しい方向に進んでいけるよう注力することが求められます。

2.マネジメントスキル

PMOメンバーにはマネジメントスキルおよび経験が求められます。

業務、課題、スケジュール、予算、リスク、などプロジェクトを健全に進めていく上で管理すべき要素は数多くあります。

そして、その要素ごとに管理で必要になる知識、求められる粒度感、報告時に作成する成果物、などは異なります。

ただし、マネジメント業務は机の上で学べることは少なく知識だけではうまくいかないが多いので、活躍していくにはその豊富な業務経験も必要になってきます。

3.リーダーシップ

PMOの主な業務はプロジェクト全体を管理するということなので、強いリーダーシップをとることが求められます。

目的達成のため、プロジェクト内にある組織をまとめあげ、タスクや課題を消化しなければなりません。

PMOはプロジェクト内の業務を管理する独立した組織として作られることが多く、通常はプロジェクト内の他のチームとの上下関係はありませんが、他のチームに対してプロジェクトの目的を示し指示を出す立場になることがほとんどです。

常にタスクや課題を管理し、遅延している業務があればその担当者に督促しなければなりませんし、部署間や会社間にまたがる業務を効率的に実行していく必要があるため、チームを横断するコミュニケーション活性化の役割も担います。

そのためにも各スタッフから信頼を得られるような強いリーダーシップをとることが必要になります。

4.問題解決能力

「プロジェクトの要件に潜む課題」や「現場で発生したトラブル」に対する支援もPMOの役割の一つとなるため、問題に対する検知および対応する能力が必要です。

課題の迅速な検知、その内容の詳細な把握、その対処法の策定、関係者への的確な説明と解決に向けた対応、などのタスクをスムーズに進めていくスキルが求められます。

プロジェクト要件に潜む課題に関しては、それを検知する力が特に重要です。課題があることに気づくことすら難しい場合も多いのですが、発見されるのが遅くなればなるほど解決が難しくなります。

早期発見できる力があれば、PMOとしての市場価値が一段と高まります。

現場で発生するトラブルに関しては、予防策を整え発生しないように工夫できればそれに越したことはありません。

しかし、万全に対策を整えていたとしても問題が発生してしまうことはあるため、その対応力が必要になります。

5.開発スキル/知識

プロジェクトで開発するシステム、サービス、業務など、そのターゲットとなるものの専門的なスキル・知識もPMOに求められます。

プロジェクトを成功させるため、PMOはプロジェクトの依頼側（クライアント）と請負側の双方と正確にコミュニケーションを取れる必要があるためです。

たとえば、システム開発・導入などIT関連のプロジェクトであれば、開発手法のノウハウ、インフラ関連の知識、プログラミングスキル、などが重要になります。

クライアントとプロジェクト要件を詳細に決定していく際は、クライアントが理解できる形でコミュニケーションを取る必要があります。

クライアントの言葉、フォーマット、ツールを使い、クライアントが理解できない専門用語などは極力使用せずに話を進める必要があります。

逆に、その要件をシステム開発ベンダなど請負側に伝える際は、ITの専門用語も使って説明しないと伝わりづらくなります。専門的な知識を習得しておくことがポイントになります。

6.資料、文書作成能力

PMOはプロジェクトを進めていく過程で、主に以下のものを成果物として作成します。

• プロジェクト内の公式文書
• 進捗報告書
• ディスカッションペーパー
• 議事録

公式な資料などルール通り作成する必要があるもの、簡潔さおよび分かりやすさが求められるもの、詳細な情報が求められるもの、など多くの種類があります。

使用用途や提出先などに合わせて適切な形式で資料を作成していくことがポイントです。

Word、Excel、PowerPointなどツールを使いこなせるスキルももちろん必要ですが、特にその目的に合わせた適切な言葉・表現を使える能力が求められます。

PMOで役立つ前職の仕事内容とは？

PMOの仕事に就きたいのであれば、前職の仕事内容は重要になります。

採用面接では基本的にどんな経験をしてきたのか担当者から確認され、その情報をもとに採用・不採用が判断されます。

また、最初は経験のある業務を担当する形で働いたほうがPMOの仕事はうまくいく場合が多いです。

PMOはプロジェクトメンバーから信頼されていないと役割を全うしていくことが難しくなる仕事です。

働き始めは経験のある仕事の補佐などを担当する形で、確実に成果を出していくことが推奨されます。

どのような仕事内容を経験しているとPMOとして仕事をする上でメリットがあるのでしょうか？

1.管理業務の経験

管理職として働いていた経験や、役職は付いていなくともチームのリーダーとしてマネジメント業務に携わっていた経験があれば、PMOとしてスムーズに仕事に入っていくことができます。

PMOが管理しているものは、スケジュール、タスク、進捗、課題など多岐にわたります。

そのため、管理業務の経験があれば、仮に管理対象が経験したモノとは異なる場合でも、仕事に素早く適応していく上で役に立ちます。

2.システム開発や導入の経験

前職でITコンサルタントやシステムエンジニアの仕事内容を一通りこなしていると、PMOとして活躍していきやすくなります。

近年は、IT系のプロジェクトが多くの企業で企画されています。

そのため、システム開発関連の案件にアサインされる確率は高く、その経験はPMOの業務でも活かしていくことができます。

IT関連のプロジェクトは経験が全く無い場合、そのマネジメント業務の役割を担うことは難しくなります。

しかし、逆に一度でも経験していると、たとえシステムの種類が全く異なる場合でもキャッチアップしていきやすくなります。

3.その他、よくあるプロジェクトの経験

PMOの役割はプロジェクトマネジメントであるため、マネジメント対象の業務経験を持っているとPMOとしての仕事で役に立ちます。

以下のようなプロジェクトは企業でよく企画され推進されます。

• 経営戦略立案プロジェクト
• 新規事業開発プロジェクト
• 業務プロセスの改善プロジェクト

たとえば、経営戦略系のプロジェクトであれば、人事部や営業部で何らかの経営戦略を形にした仕事をしたことがあれば、その経験をPMOの業務でも活かすことができます。

上記で挙げたような他の企業でもよく計画されるプロジェクトに従事していた経験を持っておくことがポイントです。

まとめ

今回はプロジェクトにおけるPMOの業務、役割、求められるスキルなどに関して説明させて頂きました。

PMO業務は多種多様にあり、身につけなければならないスキルを挙げるときりが無いほどです。

また、プロジェクトの目的は時代に合わせて変化するため、PMOに必要なスキルもそれに合わせて変わっていきます。

結果、常に学び続ける姿勢が求められるため、大変な仕事になります。

しかし、プロジェクトの成功は企業の成功にもつながるため、大きな達成感も得られる意義のある仕事になります。