PMOの役割や導入のメリット、デメリットと解決策、導入時の留意点などについて詳しく解説

近年、企業におけるプロジェクトマネジメントの重要性が高まる中、プロジェクトの成功率を向上させるための取り組みが注目されています。

その中でも、PMO（プロジェクトマネジメントオフィス）の設置は、組織のプロジェクト管理能力を強化する有効な手段として注目を集めています。

PMOは、プロジェクトマネージャーをサポートし、プロジェクト間の調整やベストプラクティスの共有を通じて、プロジェクトの品質と効率を高めることを目的とした組織体です。

この記事では、PMOの役割や導入のメリット、デメリットと解決策、導入時の留意点などについて詳しく解説します。

PMOの導入を検討している方や、組織のプロジェクトマネジメント力の向上に関心がある方は、ぜひ参考にしてください。

PMOとは

PMO（Project Management Office）は、企業におけるプロジェクトマネジメントを支援し、プロジェクトの成功率を高めることを目的とした部門や構造システムです。

PMOは、プロジェクトマネージャー（PM）の業務を補佐し、プロジェクト間の調整や資源の最適化、ベストプラクティスの共有などを通じて、プロジェクト管理能力の向上を図ります。

PMOの主な役割

PMOの主な役割には、以下のようなものがあります。

• プロジェクトマネジメント方式の標準化
• プロジェクトマネジメントに関する研修など人材開発
• プロジェクトマネジメント業務の支援
• プロジェクト間のリソースやコストの各種調整
• 個別企業に適応したプロジェクト環境の整備
• その他付随するプロジェクト関連管理業務

引用：日本PMO協会｜NPMO

PMとPMOの違い

プロジェクトマネージャーは「プロジェクト」の成功のために活動し、プロジェクトマネジメントを直接的に行う役割です。

一方、PMOは、「プロジェクトマネジメント」そのものを支援するために活動します。つまり、PMが行うプロジェクトマネジメントに対して支援を行うのがPMOです。

PMOの支援活動や役割は、組織ごとに抱えるプロジェクトマネジメントの課題によって異なります。

例えば、ある組織ではガバナンスに課題があり、別の組織では事務作業の負担が大きいなど、組織の状況に合わせてPMOの活動内容は変わってくるのです。

また、PMOの本質的な目的は、経営戦略の確実な実行とビジネス価値の最大化です。

PMOマネージャーは、この目的を達成するために優先的に支援すべき内容を判断することが重要になります。

PMOを導入するメリット

PMOを導入することは、組織のプロジェクト管理能力を向上させ、プロジェクトの成功率を高めるために効果的です。

PMOを導入することによるメリットは多義に渡りますが、ここでは中でも大きなメリットと言える6つのメリットを詳しく解説していきます。

1. プロジェクトの可視化と進捗管理の向上

PMOは、プロジェクトの進捗状況を定期的に確認し、課題や遅延の兆候を早期に発見する役割も担っています。

プロジェクトの状況を可視化することで、ステークホルダーに透明性のある情報を提供し、信頼関係を構築することが可能です。

また、リスク管理プロセスの確立、リスク評価の実施、リスク対応計画の策定などを通じて、プロジェクトの脅威となるリスクを最小化します。

PMOによるダッシュボードやレポートにより、プロジェクトマネージャーは進捗状況を的確に把握し、必要な対策を講じることができます。

2. 意思決定の精度と速度が向上する

PMOは、プロジェクトに関連するデータを収集し、分析することで、意思決定に必要な情報を導き出します。

このデータに基づいた客観的な分析により、意思決定の精度が向上するのです。

また、PMOが意思決定プロセスを支援することで、意思決定の速度が上がるため、プロジェクトの遅延を防ぐことにもつながります。

3. プロジェクト管理の標準化と効率化

組織内のプロジェクト管理手法やツール、テンプレートなどを標準化し、ベストプラクティスを確立していくこともPMOの重要な役割の一つです。

標準化されたプロセスにより、プロジェクト管理の効率が向上し、無駄な作業を削減することができます。

また、プロジェクト間での知識やノウハウの共有が促進されるため、組織全体のプロジェクト管理能力が向上します。

4. プロジェクトの質が高まる

PMOは、品質基準の設定や品質管理プロセスの確立、品質監査の実施などを通じて、プロジェクトの成果物の質を高めます。

また、PMOがプロジェクトマネージャーをサポートすることで、プロジェクトマネージャーは品質管理により多くの時間を割くことができ、結果としてプロジェクトの質が向上します。

5. 業務効率が向上する

PMOがプロジェクト管理に関する事務作業の一部を担うことで、プロジェクトマネージャーの業務負荷を軽減できる点も大きなメリットです。

また、PMOが提供するツールやテンプレートにより、作業の標準化と自動化が進み、業務効率が向上するでしょう。

これにより、プロジェクトマネージャーは管理業務に割く時間を削減することができ、より戦略的な活動に注力することが可能になります。

6. ステークホルダー間のコミュニケーション改善

PMOは、プロジェクトに関与する多岐にわたるステークホルダー間の情報共有やコミュニケーションを円滑化する役割も担います。

定期的な会議の開催、報告書の作成・配布、ステークホルダー間の調整などを通じて、情報共有と合意形成を図るのです。

PMOがステークホルダー間の橋渡し役となることで、コミュニケーションの齟齬やギャップを防ぐことができ、プロジェクトの円滑な遂行が実現可能になります。

導入するデメリットと解決策

PMOの導入にはさまざまなメリットがありますが、その反面、もちろんデメリットや注意点も存在します。

ここでは、PMO導入前に知っておきたいデメリットや注意点について、その解決策も踏まえて紹介していきます。

あらかじめデメリットを把握しておき、しっかりと対策を講じることが失敗を防ぐカギとなります。

導入・運用コストがかかる

まず、一番初めにデメリットとして考えられるのは、PMOの導入・運用にはコストがかかるという点です。

PMOを立ち上げ、運営していくには、専任の人材を確保・育成する必要があり、また、プロジェクト管理ツールやインフラの整備にも投資が必要です。

特に、外部からPMOの専門家を招聘する場合、コストが高くなる傾向があります。

このデメリットに対する解決策としては、まずPMOの導入による長期的なメリットを明確にし、そのうえで、いきなり完全なPMOを立ち上げるのではなく、段階的に導入していくことをおすすめします。

まずは、最も効果が見込める領域から着手し、徐々にPMOの活動範囲を拡大していくことで、初期投資を抑えながらPMOの価値を実証していくことができます。

また、長期的な視点で内部人材の育成に注力することも重要です。

PMOに必要なスキルを持った人材を社内で育成し、外部リソースへの依存度を徐々に下げていくことで、コストを適正な水準に保ちながら、PMOの機能を安定的に発揮させることができるでしょう。

組織文化や既存の権限構造との摩擦が生じる可能性がある

PMOの導入により、既存の組織文化や権限構造に変化が生じる可能性があります。

PMOが主導するプロジェクト管理手法や意思決定プロセスが、現場の慣習や価値観と衝突するケースも考えられるでしょう。

この課題に対しては、PMOの導入前に十分なコミュニケーションを行い、関係者の理解と協力を得ることが重要です。

PMOの役割や権限を明確に定義し、現場の意見を取り入れながら、段階的にPMOの機能を浸透させていくことをおすすめします。

PMの権限が制限される懸念

PMOの導入により、プロジェクトマネージャー（PM）の権限が制限され、裁量が狭まる懸念があります。

PMOがプロジェクト管理に深く関与することで、PMの自主性が損なわれるケースもあるかもしれません。

しかし、PMとPMOの役割分担を明確にし、PMの権限を尊重しながらPMOがサポート機能を提供する体制を構築することで、この課題は解決することができます。

PMOはPMの意思決定をサポートする立場であり、PMの権限を侵食するものではないことを関係者に理解してもらいましょう。

プロジェクトの柔軟性が失われる恐れ

PMOが主導するプロジェクト管理の標準化や手続きの厳格化により、プロジェクトの柔軟性が損なわれる恐れがあります。

画一的なルールの適用により、プロジェクトの特性に応じた臨機応変な対応が難しくなるケースも考えられるでしょう。

そのため、PMOの標準化とプロジェクトの個別性のバランスを取ることが重要です。

プロジェクトの特性に応じて、PMOの関与の度合いを調整し、必要な柔軟性を確保する仕組みを設けるようにしましょう。

また、PMOの手法やツールは、あくまでプロジェクト成功のための手段であり、目的ではないことをメンバー全員に浸透させることも大切です。

導入時に確認すべきポイント

ここまで、PMOのメリットとデメリットについて詳しく解説してきました。

では、実際にPMOを導入する場合は、どのような点を考慮すれば良いのでしょうか？ここでは、PMOの導入時に確認すべき3つのポイントを解説していきます。

組織のニーズに合わせたPMO形態の選択

PMOを導入する際は、自社のプロジェクト管理の成熟度や組織文化、リソースの状況などを総合的に考慮し、最適なPMOの形態を選択することが重要です。

全社的なPMOを設置するか、プロジェクトごとにPMOを設置するかは、組織のニーズに応じて判断する必要があります。

プロジェクト特化型PMOの活用

特定の大規模プロジェクトに対して、専属のPMOを設置する方法もあります。

プロジェクト特化型PMOは、プロジェクトの開始から終了まで、PMを直接支援し、プロジェクトの成功に向けて尽力します。

プロジェクトの規模や複雑性、組織への影響などを考慮し、適切なタイミングでPMOを立ち上げることが重要です。

内部人材と外部リソースのバランス

PMOを設置する際は、内部人材の育成と外部リソースの活用を適切に組み合わせるようにしましょう。

社内にプロジェクト管理の経験や知見を持つ人材がいる場合は、内部でPMOを立ち上げることができます。

一方、専門的なスキルや経験が不足している場合は、外部のPMO専門家やコンサルティングファームの支援を得ることも検討することをおすすめします。

PMOの導入プロセスの設計

PMOの導入は、一朝一夕でできるものではありません。

PMOの目的や役割を明確にし、段階的に導入していくプロセスを設計することが重要です。

まずはパイロットプロジェクトでPMOの有効性を検証し、徐々に対象を拡大していくなど、組織に適した導入プロセスを策定する必要があります。

まとめ：PMOの活用でプロジェクト成功へ

この記事では、PMO（プロジェクトマネジメントオフィス）の役割や導入のメリット、デメリットと解決策、導入時に確認すべきポイントなどについて詳しく解説してきました。

組織のプロジェクト管理能力を飛躍的に向上させ、プロジェクトの成功率を高めるためには、PMOの導入が効果的です。

一方で、PMOの導入にはコストや組織文化との摩擦などのデメリットも存在しますが、段階的な導入や内部人材の育成、役割分担の明確化などの対策を講じることで、これらの課題を乗り越えることができるでしょう。

プロジェクトの成功を目指す企業にとって、PMOは強い味方となるはずです。

PMOの活用により、プロジェクトマネジメントのレベルアップを図り、ビジネス目標の達成を加速させていきましょう。