PMOに求められる品質管理の支援の重要性や業務内容を解説

現在、多くの企業で新製品やサービス開発のためのプロジェクト・事業が数多く計画・実行されています。

そして、プロジェクトを成功させる上で「品質」の管理は非常に重要になるため、必然的にPMOは顧客から品質管理を適切に実行するためのサービスや支援が強く求められています。

うまくいかなかったプロジェクトを調査してみると、品質管理における失敗がその原因であることが多くなっています。

たとえば、IT業界でのプロジェクトでは品質管理を軽視した場合、後続のフェーズで致命的な不具合が見つかってしまったり、トラブルが多発しタスクがスケジュール通りに進まなかったりなど、解決が難しい問題が発生し、結果プロジェクトが頓挫してしまうことも珍しくありません。

PMOは品質管理業務を楽観視せず、成果物の品質にプロジェクトの最初から最後まで常に気を配ることが求められます。

この記事は、プロジェクトにおけるPMOの品質管理の重要性、役割、具体的な業務内容について解説しています。

品質管理業務をどう考えるべきか

PMOが提供する品質サービスで求められる考え方とは？

PMOによる品質管理とは、プロジェクト全体を通して成果物の品質を定義・監視・改善し、適切な手法やツールを用いて品質基準を満たすよう支援する業務です。

プロジェクトの品質管理業務において、PMOは質の高い成果物が生産されていく環境をはじめから常に意識して構築していくことが求められます。

ポイントとなるのは、品質管理は一生懸命仕事を進めていけば高まっていくという考えを捨て、「品質が良くなっていく状態を意識的に作り出していく必要がある」ということを理解することになります。

品質はがんばって高めるのではなく、PMOにはそれぞれのプロジェクトに適したソリューションや仕組みを合理的に検討し導入する役割が求められます。

そして、その取り組みは一部の部署やチームだけが行っても効果が薄くなってしまうため、通常はプロジェクト全体をマネジメントするPMOがリーダーとして品質管理を支援していく役割を持ちます。

品質管理を支援していく上での適切な方法はプロジェクトによって異なるため、PMOは経験やスキルが無いと難しい仕事になります。

しかし、質の高いものが作れればクライアントから信頼を得ていくことができるため、品質管理関連の業務は、PMOとしてキャリアを積んでいく上で重要な経験になります。

PMOに求められる品質管理スキルと経験

PMOには、プロジェクトの成功を確実にするための幅広い品質管理スキルと経験が求められます。

以下はPMOが品質管理業務を行う上で必要なスキルと経験の一覧です。ぜひ参考にしみてください。

プロジェクト管理の専門知識	• PMBOK、PRINCE2などの標準的プロジェクト管理手法の理解 • プロジェクトライフサイクルの各段階における品質管理要点の把握
品質管理手法の理解と適用能力	• Six Sigma、TQM、PDCAサイクルなどの品質管理手法の知識 • これらの手法を実際のプロジェクトに適用する能力
リスク管理スキル	• 潜在的な品質リスクの特定、評価、対応能力 • リスク軽減策の立案と実行能力
データ分析スキル	• 品質指標の設定と測定能力 • データを解釈し、改善策を提案する能力
コミュニケーションスキル	• 複雑な品質問題を関係者に分かりやすく説明する能力 • 異なる部門や階層の人々と効果的にコミュニケーションを取る能力
リーダーシップとチームマネジメント	• 品質目標達成に向けてチームを導く能力 • 品質文化を醸成し、維持する能力
業界特有の知識	• 対象となる業界の品質基準や規制の理解 • 業界特有の品質課題や最新トレンドの把握
ツールとテクノロジーの活用	• 品質管理ソフトウェアやツールの使用経験 • 新しい品質管理技術やツールの導入能力
問題解決能力	• 複雑な品質問題を分析し、効果的な解決策を見出す能力 • クリティカルシンキングと創造的思考力
継続的改善の姿勢	• 常に学習し、新しい品質管理手法や技術を取り入れる姿勢 • 過去のプロジェクトからの教訓を活かす能力

これらのスキルと経験を総合的に備えたPMOが品質管理業務を行うことで、プロジェクトの品質を確実に管理し、成功の可能性を大きく高めることができます。

とはいえ、これらのスキルは一朝一夕に身につくものではありません。

PMOとしての長年の実務経験と継続的な学習、そして様々なプロジェクトでの経験を通じて培われるものです。

そのため、PMOには常に自己研鑽を続け、最新の品質管理手法やベストプラクティスを学び続ける姿勢が求められます。

【具体例】ITプロジェクトの開発、テスト時の品質改善導入で重要になること

品質管理で必要な成果物とは？

では、PMOは品質管理を最適化するために何をすべきでしょうか？

「成果物の正確な定義と確認」を行うことが理想的な品質管理の仕組みを導入する上でどの現場でも非常に重要になります。

例えば、ITプロジェクトでサービスを開発しそれをテストするケースを考えてみましょう。その場合、主に以下などが成果物として定義されます。

• 設計フェーズでのシステム設計書
• 開発フェーズのソフトウェアのソースコード
• テストフェーズのソフトウェア検証の結果を示すエビデンス

成果物の定義に不備があると何が起こるのか？

その際、開発の成果物が正確に定義されていないと、担当者間で整合性が取れないソースコードが書かれてしまい、テスト実施の際に障害が目立つケースが多くなります。

また、テスト時の成果物が正確に定義されていない場合も問題が発生する可能性が高くなります。たとえば、テストフェーズの成果物であるエビデンスとしては、主に以下が考えられます。

• 画面のスクリーンショット
• システムから出力されるログ
• テスト結果を記載したメモ

しかし、このエビデンスが正確に定義されていない場合、テスト担当者ごと自分の観点だけで何が適切か考えて作成してしまう、といったことが発生してしまいます。

結果、テストに漏れが発生しやすくなり不具合を効率的に修正できずシステムの品質がうまく担保できない、といった問題を引き起こします。

具体的には、以下のような課題が発生することがあります。

• 必要な確認ができていない
• 後でエビデンスを確認したときにテストが正しく実施されたか分からない
• テストが実行された時にどのような設定であったかわからず、不具合を再現できない

成果物に関するポイントとは？

このような課題は、特にPMOがマルチベンダーにシステム開発を依頼する際に発生しやすいため、注意が必要です。

適切な品質管理の導入には、まず品質が高いとはどういうことかをそれぞれの仕事において明確にすることが必要です。

それぞれの仕事で作成される成果物を正確に定義し、それがその定義通りに作成されていることを随時確認すること、もしくはその確認が行われる状況を作ること、が品質管理導入のポイントになります。

品質管理におけるPMOの主な仕事

プロジェクト成果物の定義、内容確認

成果物の定義およびその内容の確認は品質管理上で最も基本的かつ重要なものになります。

成果物が正確に定義できていない場合、そもそも品質が高いかどうか判定することすらできないため、製品開発でもサービス開発でもまず作るものを明確にすることが必要です。

成果物は会議の議事録、開発設計書、テスト仕様書、など多岐にわたりそのプロジェクトや業務によって異なるものになります。

また、仕事を実施した後でその成果物が想定通りできているかどうかを確認することも重要です。

担当者が何をすべきかを理解できてておらず品質の低いものができることがあるため、チェックが必要です。

ただし、必ずしもPMOが実施する必要は無く、メンバー間でレビューし合うなども手段として考えられます。

そして、品質に関する問題は早期に発見されることがプロジェクトを成功させる上でメリットが大きいため、成果物は随時チェックしていくことが求められます。

新任メンバーへの支援

プロジェクトに新しいメンバーが入ってきた時の支援も、品質管理に関係するPMO業務の一つになります。

新メンバーはプロジェクトのルールを理解していないため、いきなり仕事を任せても質の高い仕事ができないことは良くあります。

そのためPMOは新任養成のための戦略を立てる必要があります。

最適な方法はプロジェクトにより異なりますが、新任向けのプロジェクトに関する講座を企画する、外部の株式会社が提供するセミナーやサービスを利用し業務をキャッチアップしてもらう、会議に既存メンバーと一緒に出てもらう、などを計画します。

そのプロジェクトで求められる品質を伝え、具体的な成果物の確認方法なども共有することで、新メンバーは質の高いアプトプットが出せる状態になります。

各組織・チームに求められる情報の共有

PMOが各ステークホルダーとの日々のコミュニケーションや定例会などでプロジェクトの進捗・状況を常に把握し、それを適切に各チームに報告することも品質の改善に繋がります。

例えば、クライアントからプロジェクト中に開発中のサービスに対して要件の追加・変更の要望があった場合は、それを開発・テスト担当者に迅速かつ正確に伝えることがポイントになります。

その要望が品質にどのように影響が出そうかを開発チームに分析させ、その調査結果を受けて適切な対応を取ることで品質のリスクを下げることができます。

調査の結果影響があると判断された場合、クライアントに説明しその要件を中止できないか相談する、他の優先度の低い要件などをプロジェクトスコープから除外し品質改善のためのテストや検証の作業に充てられる時間を確保する、などの手段が考えられます。

品質に影響が無いまたは少ないと判断された場合は、そのまま要件を追加することもあります。

このように、PMOが常に全体を把握し、適切な情報を適切なチーム・メンバーへ共有していくことで、品質に影響が出る課題が発生した場合も適切に対応できるようになります。

記事まとめ

今回はPMOに求められる品質管理への考え方やその業務に関して説明しました。

今後も品質管理はどんなプロジェクトにおいても重要になります。

品質管理の重要性は今後も増すと予想され、計画やタスク管理だけでなく、品質管理支援もPMOの重要な業務となるでしょう。

具体的な役割として、成果物の正確な定義と確認、新任メンバーへの支援、組織間の情報共有などです。

ITプロジェクトでは、各フェーズの成果物を明確に定義し、適切に作成されているか確認することが重要です。

PMOに必要なスキルは、プロジェクト管理の専門知識、品質管理手法の理解と適用能力、リスク管理、データ分析、コミュニケーションなど多岐にわたります。