PMOに役立つ管理ツールと導入メリットを紹介

現代は多くの企業でIT関連のプロジェクトが数多く企画・推進されています。

たとえば、様々なビジネスを躍進させていく上で特に有効なDX関連の仕組みの開発や導入を目的とするプロジェクトが流行しており、経済産業省も国内の企業向けにそのガイドライン（デジタルガバナンス・コード2.0）を展開するほどです。

そのため、今後も多くのプロジェクトが社会で企画されていくことが予想されます。プロジェクトの管理を担うPMOはより効率的にそのマネジメントを推進していくことが求められるでしょう。

では、そのマネジメントの効率化を行っていくにはどうすれば良いのでしょうか？その対応方法は様々なモノがありますが、有効な手段の一つとしてプロジェクトマネジメントツールの活用が挙げられます。

今回は、プロジェクトマネジメントをサポートするツールに関して解説します。

※【参考】経済産業省のDX推進ガイドライン
https://www.meti.go.jp/policy/it_policy/investment/dgc/dgc.html

プロジェクトマネジメントシステムを導入するメリット

プロジェクトマネジメントは、簡潔に言えばそのプロジェクトを成功させるために行う業務です。

プロジェクトで期待通りの結果を出すには、スケジュール、進捗、タスク、課題、リスク、品質、など、あらゆる情報を管理していく必要があります。

情報を効率的に利用することで、働く人の作業効率を改善することができ、高品質な成果物を決められた予算内でスケジュール通りに作り込んでいける環境を整えることができます。

この役割は主にPMOに求められるものになります。そして、PMOがこの情報管理およびその利用を適切に行っていくには、そのためのスキルだけでなくプロジェクト管理ツールが必要不可欠になります。

プロジェクト管理用のシステムはなぜ必要なのか？その役割とは？

PMOがプロジェクト管理を支援するためのツールを利用することは今や一般化しています。

企業はもちろん、個人がプライベートで行うプロジェクトでも使用されているほどです。

非常に便利で生産性を飛躍的に向上させることができるため、特に大規模なプロジェクトでは必要不可欠なモノと考えられています。

最近のツールはクラウド技術などの普及により契約すればすぐにonline上でそのサービスを利用できるようになっています。

そのため、導入コストが低いというメリットもあります。PMOの業務を支援するものが主な機能になりますが、その他の業務をサポートする仕組みも備わっています。

プロジェクト管理ツールには、たとえば、以下のようなメリットがあります。

• プロジェクト全体のタスク、課題の進捗を管理できる
• プロジェクト全体の情報を見える化し、発生した課題に迅速に気づくことができる
• プロジェクトルールを標準化することで作業ミスを減らしていくことができる
• 潜在的なリスクを検知しやすい環境を作ることができる
• 他のメンバーと一緒に対応する必要がある仕事を進めやすくなる
• プロジェクトが終わった後に結果を把握しやすくなり、課題の部分などを知見として残しやすくなる

主な機能とは？実際の仕事でどのように利用するのか？

プロジェクト管理を支援するツールには様々なタイプがあり、どれも数多くの機能が実装されています。

特にPMOの業務をサポートしてくれる機能が充実しており、マネジメント上欠かせないモノになっています。

以下で取り上げている機能は、ごく一部の基本的なモノになります。

1.タスク、課題ごとの詳細情報の管理

プロジェクト管理ツール、タスク管理ツールの最も基本的な機能になります。

タスクや課題などを登録し、そこに情報を紐づけていきます。

ツールを利用することで標準化されたルールで管理することができるため、作業者ごとの作業のムラが少なくなり、効率的にプロジェクトを推進していくことができます。

たとえば、システム開発のプロジェクトでプログラミング上の不具合を管理したい場合は、発生したシステム、修正担当者、対応状況、修正期限、などをシステムに登録し、不具合対応を進めていくことになります。

主に、以下のようなメリットがあります。

• タスクや課題を対応する際に必要な情報を漏れなく管理することができる
• 他の担当者と協力して作業をする必要がある場合に効率的に作業分担ができる
• 作業漏れが発生しにくくなる

2.プロジェクト全体の見える化

プロジェクト管理ツールには、全体を見える化するための仕組みが実装されています。

登録された課題やタスクを集計しグラフなど視覚的に分かりやすいもので表現する形で、プロジェクト全体が俯瞰できるようになります。

PMOや開発マネージャーなどがプロジェクトの状況を把握する必要がある場合などに利用されます。

3.リマインド機能

PMO業務を軽減する効果のある機能です。

ツールに登録されたタスクや課題に期限とその担当者を設定しておくことで、期限が近づいてきた場合や期限が過ぎてしまった場合に、その担当者にメールなどでその旨を知らせてくれる機能です。

よくあるPMOの役割の一つとして、タスクの状況を確認し、遅延がある場合はその担当者に督促を行うというものがあります。

リマインド機能をうまく利用すれば、PMOの業務をツールが代わりに行ってくれることになります。

4.他システムとの連携

プロジェクト管理ツールは単体での利用であってもPMOや管理職にとっては有効なシステムですが、他のソフトウェアと連携できる仕組みも重要になります。

プロジェクトは様々なシステムを利用して推進されていることが通常で、プロジェクト管理用のツール以外にもそのプロジェクトの事情に合わせて多種多様なソフトウェアが利用されます。

そのため、サードパーティの製品とAPI等で連携できる機能や、データをExcelやCSVファイルで出力できる機能などが実装されています。

5.報告資料の作成サポート

PMOがプロジェクトオーナーにプロジェクト状況を報告する際などで利用されます。

ツール上で管理されているプロジェクト情報から必要なモノだけを吸い上げレポートとして簡単にまとめることができます。

報告内容を標準化することができるため、プロジェクト内での情報共有の手段として有効です。

PMOがプロジェクトを管理する上でおすすめのツール

プロジェクト管理、タスク管理は基本的に全ての企業で必要になります。

そのため、プロジェクトマネジメント関連のツールは過去の事例などを参考に様々な組織で利用できるよう開発されています。

基本的にどのツールも非常に数多くの機能が実装されているため様々な案件を管理可能ですが、その反面ツールを選択する際はどれを採用するべきか迷ってしまうことも多いです。

ここでは企業のプロジェクトなどでよく利用されるツールでできることやその違いを説明しています。

プロジェクト管理用のツールを選ぶ際の参考にして下さい。

適切だと感じたものがあれば、そのツールのサイト、製品の詳細を客観的に解説するWeb記事、利用者のレビューなどを参考に詳細に調べてみることをおすすめします。

Redmine

Redmineはオープンソースのソフトウェアであるため、無料で利用することが可能なプロジェクト管理ツールです。オンプレミスでもクラウドでも利用することができます。

また、Redmineの機能、使い方、導入方法などを取り上げている書籍や、ユーザーが情報交換をするためのコミュニティもあるため、導入後に個々のプロジェクト事情に合わせて改善していきやすいツールになっています。

Backlog

Backlogは株式会社ヌーラボが提供しているプロジェクト管理ツールです。「チームのコラボレーションを促進する」ということに注力し開発されています。

30日間の無料トライアルがあるため、とりあえず使ってみる形で自社のプロジェクトに合うかどうか判断することができます。

Wrike

米国企業Wrikeが提供するタスク管理ツールです。Wrikeは導入実績が豊富で、140以上の国で利用されています。

職種などに合わせてテンプレートが用意されており、すぐに実務で運用できます。

また、多くのサードパーティ製品（Teams、GitHub、Jira、など）と連携することが可能です。

Stock

株式会社Stockが提供している情報共有ツールです。「シンプル」、「簡単に利用することができる」ということが売りになっているツールです。

また、機能はかなり制限されていますがフリープランも用意されています。

有料版の機能なども確認し自社のプロジェクトに合うと感じた場合は、フリープランで使い心地を確認し判断することがおすすめです。

Asana

米国企業のAsanaが提供するプロジェクトマネジメントツールです。

「プロジェクトの全てのタスクを1ヵ所で確認できる」ということをコンセプトに開発されています。

フリープランも用意されており、ずっと無料で使い続けることも可能になっています。

また、200を超えるサードパーティのアプリと連携することができます。

Brabio

ブラビオ株式会社が提供するプロジェクト管理ツールです。

ガントチャートやスケジュール表をサクサク作ることができるということが強みになっています。

フリープランが用意されているので、試しに使ってみることも可能です。

Trello

「かんばん方式」を採用しており、それがこのツールの特徴となっています。

ポストイットのような形でカードを作り、プロジェクト内のタスクや課題を管理していきます。

他の製品と比べると視覚的に分かりやすいということが長所として挙げられ、直感的に操作することが可能です。フリープランもあります。

Jooto

Jootoは株式会社PR TIMESが提供しているクラウド型のプロジェクト管理ツールです。

Trelloと同じくかんばん方式で実装されており、分かりやすいシンプルなデザインになっています。

フリープランも用意されています。

InnoPM

株式会社クラウドワークスが提供しているOnline型のプロジェクト管理ツールです。

勤怠や工数の管理に注力しており、GoogleやOutlookのカレンダーと連携させることができます。

onlineでの業務が増えている企業の働き方改善をサポートしてくれます。

Time Krei

経営者、管理職、従業員それぞれの業務を支援できるよう開発されているプロジェクト管理ツールです。

コスト削減の検討、全体のタスクや進捗管理の効率化、個別の作業進捗の可視化をサポートします。

1カ月間無料でツールを利用できるトライアルプランが用意されています。

Lychee Redmine

Lychee Redmineは株式会社アジャイルウェアが開発・提供するプロジェクト管理ツールです。

前述しているRedmineを拡張する形で利用することができます。

タスク、進捗、スケジュール、工数などプロジェクトで管理が不可欠な項目の機能を拡張できるプラグインを提供しています。

まとめ

今回はプロジェクト管理ツールに関して説明しました。

特にPMOなどプロジェクトマネジメントを役割とする職種には必要不可欠なツールになっています。

導入すべきツールに関しては、プロジェクトの事情はもちろん利用者の好みなど細かい点も関係してくるため、関係者間でよく話し合った上で決定していくことが推奨されます。

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